徐開大委發(fā)〔2021〕28號
關于印發(fā)《徐州開放大學采購項目經辦人職責及合同簽訂規(guī)范》的通知
各黨支部，各二級學院、各部門：
《徐州開放大學采購項目經辦人職責及合同簽訂規(guī)范》已經學校研究同意，現印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。
中共徐州開放大學委員會
2021年6月28日
徐州開放大學采購項目經辦人職責
及合同簽訂規(guī)范
為規(guī)范學校采購工作程序，確保采購項目質量，按照學校合同管理辦法、采購管理辦法的相關規(guī)定，結合學校采購工作的具體情況，對學校的采購項目申報、合同起草、簽訂相關工作進一步明確與規(guī)范，以確保采購項目實施、合同管理的規(guī)范性、可行性。
一、采購項目經辦人職責
明確每個采購項目至少有兩名以上具體負責該項目的工作人員經辦。其中使用單位（或教科研項目）指定采購負責人一名，具體負責采購項目的實施；職能(或執(zhí)行)部門指定經辦人一名，協助完成采購相關工作；后勤管理處指定經辦人一名，協調處理采購工作。具體職責如下：
（一）使用單位（或教科研項目）采購負責人職責
1.按照《徐州開放大學采購項目需求論證和驗收管理暫行辦法》 規(guī)定，協助使用單位負責人（或教科研項目負責人）做好采購項目的前期調研及需求論證工作；明確采購項目的需求內容（包括項目技術指標、質量及服務要求、商務條款、供貨期或工期要求、質保期、驗收標準及付款方式等）；按申報程序逐級上報完善的采購申請及采購需求論證。
2.負責采購項目答疑及現場踏勘；作為采購方代表參加該項目的評審工作。
3.負責采購項目合同的起草、審核，按后勤管理處、紀委辦公室要求履行合同簽訂相關工作；具體做好采購項目的履約、實施工作。
4.項目完成后及時上報職能部門，配合職能部門做好采購項目驗收及技術資料歸檔工作。
5.項目驗收合格后，及時做好采購項目結算報銷的審簽工作； 負責項目的售后服務、合同續(xù)簽、尾款結算等相關工作。
（二）職能(或執(zhí)行)部門經辦人職責
1.根據需要參加采購項目的需求論證，對采購項目技術指標、 商務條款、服務要求等給予指導、規(guī)范。
2.作為職能（或執(zhí)行）部門，負責采購項目的溝通聯系，審核采購項目的需求論證，將完善的采購申請、采購需求論證報告在規(guī)定的時間內（每月1-10號）報送后勤管理處（電子稿發(fā)送到 xztvuhqglc@163.com）；同時做好相關業(yè)務工作。
3.按后勤管理處要求組織好分散采購項目的采購工作，負責分散采購項目合同的審核、簽訂等相關工作；及時做好采購資料的整理歸檔。
4.監(jiān)督指定采購項目的履約、實施。
5.采購項目完成后，認真組織采購項目的驗收，并及時向后勤管理處上報相關材料；配合使用單位做好采購項目結算報銷的審簽、售后服務、合同續(xù)簽、尾款結算等相關工作。
（三）后勤管理處經辦人職責
1.宣傳采購工作的規(guī)章制度和實施細則，受理歸口職能部門提報的采購申請，審核采購項目的相關資料，辦理委托招標項目手續(xù)。
2.對編寫集中采購文件審查，發(fā)布集中采購公告，組織開標與評審，發(fā)布結果公示，督促集中采購合同簽訂。
3.指導職能（或執(zhí)行）部門的分散采購工作，督促采購項目的履約、驗收。
4.處理相關采購質疑，協助做好商家投訴的調查處理。
5.做好采購資料的整理、歸檔。
二、采購項目合同簽訂規(guī)范，學校的合同管理部門為學校辦公室，合同按后勤管理處提供的分類合同模板起草、簽訂。
（一）集中采購合同簽訂規(guī)范“政府集中采購、校內集中采購、委托采購”項目評審結果出來以后，由后勤管理處經辦人將合同模板發(fā)至擬中標單位，要求擬中標單位3日內擬定、起草合同文本，發(fā)至后勤管理處經辦人；后勤管理處經辦人將合同草稿發(fā)至使用單位采購負責人，由使用單位對合同草稿進行核準、充實、完善，2日內發(fā)至后勤管理處經辦人；后勤管理處經辦人會同使用單位、中標單位進行必要的溝通、協調、修改后，發(fā)后勤管理處進行最終審核；審核后的合同定稿由使用單位采購負責人打印6份（政府采購合同打印9份），同時填寫《徐州開放大學集中采購合同簽訂審核表》，相關人員簽字、蓋章；使用單位采購負責人將合同及《徐州開放大學集中采購合同簽訂審核表》送交職能部門負責人審核，審核無誤后，在合同上代表學校簽字，并在《徐州開放大學集中采購合同簽訂審核表》上簽字，加蓋職能部門公章；由使用單位采購負責人將合同及《徐州開放大學集中采購合同簽訂審核表》送交紀委辦公室審核，加蓋章；紀委辦公室審核簽章后送交后勤管理處經辦人，后勤管理處經辦人聯系中標單位代表到校現場進行資格后審并簽訂采購合同。
（二）分散采購合同簽訂規(guī)范分散采購的項目，根據需要簽訂合同，由職能（或執(zhí)行）部門經辦人將合同模板發(fā)至成交單位，要求成交單位3日內將相關內容擬定、起草后發(fā)至職能（或執(zhí)行）部門經辦人；職能（或執(zhí)行）部門經辦人將合同草稿發(fā)至使用單位采購負責人，由使用單位對合同草稿進行核準、充實、完善，2日內發(fā)至職能（或執(zhí)行）部門經辦人；職能（或 執(zhí)行）部門經辦人會同使用單位、成交單位進行必要的溝通、協調、修改后，將定稿后的合同發(fā)至使用單位采購負責人，將合同打印6份，同時填寫《徐州開放大學分散采購合同簽訂審核表》，相關人員簽字、蓋章；使用單位采購負責人將合同及《徐州開放大學分散采購合同簽訂審核表》送交職能（或執(zhí)行）部門負責人審核，審核無誤后，在合同上代表學校簽字，并在《徐州開放大學分散采購合同簽訂審核表》上簽字、蓋章；由職能（或執(zhí)行）部門經辦人聯系成交單位代表到?，F場簽訂采購合同，將《徐州開放大學分散采購執(zhí)行表》、相關采購資料及6份合同送后勤管理處審核；最后送紀委辦公室審核、蓋章。
三、采購合同歸檔要求
所有采購項目結果公告發(fā)出之日起10日內完成合同簽訂，最遲不超過30日。合同簽訂后，及時交學校辦公室、后勤管理處、紀委辦公室、職能部門或使用單位各1份存檔，交中標方2份留存。
四、合同的履約及驗收
使用單位、職能部門認真做好采購項目的履約及驗收工作。項目完成后，職能部門及時牽頭組織項目驗收，填寫《徐州開放大學集中采購項目驗收報告》或《徐州開放大學分散采購項目驗收報告》，后勤管理處備案；如果項目尚不符合驗收要求，則必須先填寫《徐州開放大學集中采購項目履約情況說明》，后勤管理處備案；待項目驗收合格后及時提交《徐州開放大學采購項目驗收報告》；財務處按合同、驗收報告等材料辦理結算手續(xù)。
五、本職責及規(guī)范由后勤管理處負責解釋，自發(fā)布之日起執(zhí)行。
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中共徐州開放大學委員會辦公室 2021年6月28日印發(fā)
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